Comment créer une culture de sensibilisation aux IG dans votre cabinet ?

La gouvernance de l'information (GI) est souvent perçue comme une activité en coulisses : politiques, boîtes à outils, listes de contrôle et cases à cocher. Mais en médecine générale, où les données des patients circulent à travers chaque conversation, système et processus, la gouvernance de l'information est la responsabilité de tous, et pas seulement celle du directeur du cabinet ou du responsable des technologies de l'information. La création d'une véritable culture de sensibilisation à l'IG ne se limite pas à une formation annuelle. Il s'agit d'intégrer le traitement sécurisé des données dans l'état d'esprit et les habitudes de chaque membre du personnel, de la réceptionniste la plus récente au médecin généraliste le plus ancien. Ce guide montre comment faire passer la culture de votre cabinet de la conformité à la confiance - où le personnel agit en toute sécurité non pas parce qu'on lui a dit de le faire, mais parce que cela lui semble naturel. 

Qu'entend-on par "culture IG" ? 

Une culture sensibilisée à l'IG est une culture où 

• Le personnel sait quelles informations sont considérées comme sensibles.

• Les gens remettent en question les comportements dangereux de manière constructive. 

• Les patients sont convaincus que leurs données sont traitées avec soin. 

• Les incidents sont signalés et font l'objet de leçons, ils ne sont pas cachés. 

• Tout le monde comprend pourquoi l'IG est importante, et pas seulement comment s'y conformer. 

C'est la différence entre quelqu'un qui verrouille son écran par habitude et quelqu'un qui le fait parce que "c'est sur la liste de contrôle". 

Pourquoi la culture est plus importante que la paperasserie

 Vous pouvez avoir les meilleures politiques du monde, mais si votre équipe.. : 

• Laisse les cartes à puce dans les machines. 

• Discute des patients dans les couloirs. 

• Partage des identifiants "juste pour cette fois". 

• Imprime des documents et oublie de les collecter. 

• Utilise WhatsApp pour des raisons de commodité. 

Dans ce cas, votre risque réel en matière d'IG est élevé, indépendamment de ce que disent vos documents. Les manquements aux règles d'intégrité en médecine générale sont plus souvent dus à des erreurs humaines ou à l'habitude qu'à des actes répréhensibles délibérés. C'est pourquoi la culture est essentielle. 

Comment intégrer la sensibilisation aux IG dans la culture de votre cabinet 

1.Commencer par la visibilité des dirigeants

La culture vient d'en haut. Si les partenaires, les gestionnaires et les cliniciens de haut niveau donnent l'exemple des bonnes pratiques de l'IG, les autres seront plus enclins à les suivre. Cela signifie que : 

• Verrouiller les écrans, porter des cartes à puce et respecter les protocoles. 

• Prendre la formation IG au sérieux - ne pas se contenter de cliquer. 

• Parler de l'IG dans les réunions d'équipe sur un ton calme et ouvert. 

• Faire preuve d'honnêteté au sujet des accidents évités de justesse - et encourager la réflexion. 

Faire de l'IG un comportement de leadership, et non une simple tâche. 

2.Intégrer les IG dans les routines quotidiennes 

Trouvez des moyens d'intégrer l'IG dans votre quotidien : 

• Rappelez-le au personnel lors des réunions matinales ou des transferts. 

• Inclure des conseils sur l'IG sur les tableaux blancs, les intranets ou les courriels d'équipe.

• Encouragez les faits "que saviez-vous ?" - par exemple, des rappels sur l'analyse d'impact sur le développement durable avant les projets. 

• Veillez à ce que les informations relatives à la manipulation sécurisée soient bien visibles sur les bureaux. 

Ce sont les petits coups de pouce réguliers qui façonnent les habitudes, et non les politiques mises en place une fois par an. 

3.Utiliser des histoires, pas seulement des diapositives 

Les gens réagissent mieux aux histoires qu'aux règles abstraites. Utilisez des exemples du monde réel (anonymes) pour montrer : 

• Comment une infraction s'est produite dans un autre cabinet. 

• Quelles ont été les conséquences (par exemple, mécontentement des patients, implication de l'OIC). 

• Comment cela aurait pu être évité. 

Vous trouverez des études de cas de lOICou de votre OIP. Ou invitez votre DPD à partager des scénarios anonymes lors d'une réunion d'équipe.

4.Rendre les rapports sûrs et routiniers 

Créer un climat dans lequel le personnel se sent en sécurité pour signaler des problèmes : 

• Il s'en est fallu de peu. 

• Préoccupations du GI. 

• Divulgations accidentelles. 

• Des processus peu clairs. 

Évitez les reproches - traitez plutôt chaque rapport comme une occasion de s'améliorer. Facilitez les rapports : proposez un formulaire simple, une boîte de réception commune ou un "rattrapage IG" pendant les entretiens individuels. 

5.Lier l'IG aux soins et à la confiance des patients 

Lorsque vous parlez d'IG, concentrez-vous sur les patients, pas sur les sanctions. 

• "Nous le faisons parce que cela protège la dignité des patients. 

• "Une manipulation sûre renforce la confiance de notre communauté". 

• "La confidentialité fait partie des soins cliniques, elle n'en est pas séparée. 

En formulant l'IG de cette manière, le personnel se sent fier de bien faire les choses et n'a pas peur de se tromper. 

6.Récompenser les bons comportements de l'IG 

Lorsque quelqu'un repère un risque potentiel, termine sa formation plus tôt que prévu ou aide un collègue à se sortir d'une situation délicate, reconnaissez-le. 

Vous pourriez : 

• Faire un clin d'œil lors d'une réunion d'équipe. 

• Ajouter une note de remerciement au tableau d'affichage du personnel. 

• Inclure la sensibilisation à l'IG dans les évaluations ou les PDP. 

Le renforcement d'un comportement positif renforce la confiance et l'appropriation. 

Conseils pour entretenir la culture 

• Ajoutez les thèmes de l'IG à l'ordre du jour de vos réunions de gouvernance ou du personnel. 

• Désigner à tour de rôle un "gardien des données du mois" - quelqu'un qui partage un conseil ou vérifie le bac de l'imprimante. 

• Utiliser des scénarios d'infraction fictifs comme exercices d'apprentissage. 

• Prévoir des mini-rafraîchissements entre les cycles de formation formelle. 

• Associez le personnel du PCN à vos efforts - il traite également vos données. 

Le mot de la fin : créer des habitudes, pas seulement des règles 

Il n'est pas nécessaire de devenir un expert en protection des données pour instaurer une solide culture de l'IG. Il suffit de se préoccuper de la manière dont les informations sont traitées - et d'aider les autres à en faire autant. En mettant l'accent sur les habitudes, le leadership et une communication ouverte, vous créerez une équipe où la sécurité des données est une seconde nature. Cela se traduira par des soins plus sûrs, une confiance plus forte et moins de maux de tête liés à l'IG au bout du compte.