Comment gérer une violation des données des patients

Qu'est-ce qu'une violation des données des patients ? 

Une violation des données des patients est l'une des situations les plus graves - et les plus stressantes - auxquelles un directeur de cabinet peut être confronté. Qu'il s'agisse d'un courriel envoyé au mauvais destinataire, d'un accès non autorisé aux dossiers ou d'un appareil perdu, la façon dont vous réagissez compte autant que la violation elle-même. 

Bien gérée, une réponse à une infraction peut démontrer le professionnalisme, la responsabilité et l'engagement en faveur de la sécurité des patients. Mal gérée, elle peut conduire à des amendes réglementaires, à une atteinte à la réputation et à une rupture de la confiance des patients. En 2025, avec l'augmentation des cyberattaques et la surveillance accrue de l'Information Commissioner's Office (ICO), il ne suffit plus d'espérer que cela n'arrivera pas. Chaque médecin généraliste a besoin d'un plan d'action clair et répété. 

Il y a violation lorsque des informations personnelles ou sensibles sont consultées, partagées, perdues, modifiées ou détruites d'une manière non autorisée ou accidentelle. Il s'agit notamment de 

• Un courriel contenant des informations sur un patient a été envoyé à une mauvaise adresse.

• Un membre du personnel consulte des dossiers auxquels il n'a aucune raison d'accéder.

• Un ordinateur portable, un téléphone ou une clé USB perdu ou volé contenant des données non cryptées. 

• Documents laissés dans un lieu public ou jetés sans être déchiquetés. 

Comment gérer une violation des données des patients

Il est important de se rappeler que même les infractions mineures doivent être enregistrées. Toutes n'ont pas besoin d'être signalées à l'ICO, mais toutes doivent faire l'objet d'une enquête et d'un apprentissage. Pour une vue d'ensemble claire, voir le guide de l'ICO sur les violations de données personnelles. 

Étape 1 : Agir immédiatement et circonscrire la brèche 

Dès qu'une brèche est identifiée, la priorité est de contenir la situation. 

• Mettez fin à la violation si possible: Rappeler l'e-mail, supprimer l'accès partagé ou récupérer l'élément. 

• Sécuriser les preuves: Faites des captures d'écran, sécurisez les journaux ou isolez les systèmes compromis. 

• Parlez aux personnes concernées: Confirmez les faits, mais évitez les spéculations et les reproches. 

Si les systèmes informatiques ont été compromis - par exemple à la suite d'une cyberattaque - adressez-vous à votre service d'assistance informatique. 

Étape 2 : Enregistrer la violation et avertir les bonnes personnes

Chaque violation, aussi minime soit-elle, doit être consignée dans le registre des violations de données de votre cabinet ou dans le système de gestion des incidents. 

Notifiez rapidement votredélégué à la protection des données (DPD). Il vous aidera à prendre une décision : 

• La gravité de la violation. 

• Si l'ICO doit être informé (dans les 72 heures). 

• La question de savoir si les patients doivent être informés. 

• Quelles mesures d'atténuation et de suivi sont nécessaires. 

Si votre DPD n'est pas disponible, le responsable du cabinet doit prendre les devants et consigner toutes les mesures prises. Le guide "72 heures" de l'ICO est une référence utile à cet égard.  

Étape 3 : Évaluer le risque pour les patients

Toutes les violations n'entraînent pas de préjudice, mais le risque doit être évalué objectivement. Réfléchissez : 

• Quelles sont les données concernées (informations cliniques, identifiants, coordonnées) ? 

• La violation peut-elle entraîner une détresse émotionnelle, une usurpation d'identité ou une situation embarrassante ? 

• Les données étaient-elles cryptées ou protégées par un mot de passe ? 

• Combien de personnes sont concernées ? 

Si la violation présente un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, vous êtes tenu de notifier les personnes concernées dans les plus brefs délais. L'ICO fournit des exemples pratiques de types de violations et de réponses. 

Étape 4 : Rapport à l'ICO (si nécessaire)

Les violations qui présentent un risque pour les personnes concernées doivent être signalées à l'ICO via son outil en ligne dans les72 heuressuivant leur découverte. Il s'agit des cas suivants 

• Ce qui s'est passé et quand. 

• Catégories et volume des données concernées. 

• Nombre de personnes concernées. 

• Mesures d'atténuation prises. 

• DPD ou coordonnées. 

Utilisez le le formulaire officiel de signalement de violation de l'ICO. Conservez une copie pour vos dossiers. Les rapports tardifs ou manquants, sans justification, peuvent donner lieu à des mesures d'application.

Étape 5 : Informer les patients (si nécessaire) 

Si les patients sont concernés, l'honnêteté et la clarté sont de mise. 

• Utilisez un langage simple. 

• Expliquer ce qui s'est passé et comment cela les affecte. 

• Détaillez ce que vous avez fait pour l'endiguer. 

• Proposer les étapes suivantes - par exemple, un numéro de contact, des conseils en matière de protection de l'identité, un suivi. 

La confiance des patients peut souvent être préservée - voire renforcée - par une communication transparente et opportune. 

Étape 6 : Apprendre et prévenir les incidents futurs 

Chaque infraction doit donner lieu à une réflexion et à une amélioration. Une fois le risque immédiat maîtrisé : 

• Débriefing avec les membres de l'équipe concernés.

• Effectuer une analyse des causes profondes ou un audit des événements significatifs. 

• Mettre à jour les politiques ou la formation si nécessaire. 

• Examinez vos contrôles d'accès et la sécurité de vos appareils. 

• Partager l'apprentissage anonyme au niveau du PCN, le cas échéant. 

Dernière réflexion : La transparence crée la confiance 

Les patients n'attendent pas la perfection. Ils attendent de l'honnêteté, de la responsabilité et un engagement à réparer les erreurs. 

La manière dont vous réagissez à une infraction peut soit aggraver le préjudice, soit démontrer votre prudence et votre compétence. La meilleure défense n'est pas seulement la prévention, mais aussi la préparation. 

Pour plus d'informations et de conseils sur les rapports, consultez le site de l'ICO Portail sur les violations de données personnelles de l'ICO.