Comment organiser votre disque partagé avant qu'il ne devienne un risque ?

Les disques partagés constituent l'épine dorsale numérique de la plupart des cabinets de médecine générale. Des politiques de ressources humaines aux modèles de patients, des rotations aux registres de plaintes, ils contiennent tout ce dont votre équipe a besoin pour gérer l'activité de soins de santé. Mais en l'absence de structure, de conventions de dénomination ou de contrôles d'accès, vos dossiers partagés peuvent rapidement se transformer en une multitude non gérée, ce qui augmente le risque de violation de données, de perte de documents ou d'utilisation de fichiers obsolètes par le personnel. 

La gouvernance de l'information ne se limite pas aux cyberattaques ou aux audits de politique. Parfois, les plus grandes menaces proviennent de quelque chose d'aussi simple que l'ouverture d'un mauvais dossier, l'envoi d'une mauvaise version par courrier électronique ou la suppression d'un document par erreur. Voici comment mettre de l'ordre dans votre disque partagé - avant que le CQC, votre DPO ou une violation ne vous force la main. 

L'importance de l'organisation des lecteurs partagés

Un disque partagé en désordre est plus qu'une nuisance. Il crée des risques réels : 

• Modèles obsolètesutilisés pour les soins aux patients. 

• Le personnel ne sait pasoù enregistrer ou trouver les fichiers. 

• Fichiers sensibleslaissés dans des dossiers en libre accès. 

• Plusieurs versions depolitiques en circulation. 

• Difficulté à répondreaux demandes de renseignements ou aux demandes d'accès à l'information. 

Plus important encore, si un incident se produit - comme l'envoi d'une lettre erronée ou l'accès d'un ancien employé à des documents à diffusion restreinte - vous devez prouver que des précautions raisonnables ont été prises. L'organisation de votre disque partagé est un moyen pratique et peu coûteux de réduire les risques liés à l'information et d'accroître la confiance de l'équipe.

Signes que votre disque partagé a besoin d'attention 

Vous ne savez pas si votre disque est en danger ? Recherchez les signaux d'alarme suivants : 

• Fichiers enregistrés dans des dossiers aléatoires ou personnels. 

• Documents anciens et inutilisés datant de plusieurs années. 

• Pas de structure de dossier claire ni de conventions d'appellation. 

• Les documents portant des noms tels que "FINAL FINAL v3.docx". 

• Le personnel ne sait pas où sauvegarder ou trouver les éléments clés. 

• Mots de passe ou données de patients stockés dans des formats non protégés. 

Si l'une de ces situations s'applique à vous, il est temps de mettre de l'ordre - avant que quelque chose ne tourne mal. 

Une approche pratique pour trier votre disque partagé 

1.Vérifier ce que vous avez 

Avant de commencer à réorganiser vos fichiers, faites-vous une idée précise de ce qui s'y trouve déjà. Utilisez l'explorateur de fichiers de votre système ou un outil comme TreeSize ou WinDirStat pour rechercher : 

• Types de fichiers (par exemple, feuilles de calcul, PDF, images). 

• Fichiers et dossiers les plus volumineux.

• Fichiers en double ou périmés. 

• Fichiers contenant des informations potentiellement sensibles. 

Il se peut que vous ayez besoin de l'aide du service informatique pour cette étape, en particulier si vous utilisez un système en réseau ou en nuage. 

2.Créer une structure de dossiers claire 

Commencez par de grandes catégories, puis développez-les. Par exemple : 

• Modèles cliniques. 

• Ressources humaines et personnel. 

• Politiques et protocoles. 

• Gouvernance et audit. 

• Dépliants à l'intention des patients. 

• Documents archivés ou anciens. 

Évitez les dossiers imbriqués trop complexes : plus la structure est profonde, plus il est difficile de s'y retrouver. 

3.Établir des conventions de dénomination 

Convenir d'une manière standard de nommer les documents et les dossiers. Envisager : 

• Format de la date (par exemple, AAAA-MM-JJ). 

• Contrôle des versions (par exemple, v1, v2, FINAL). 

• Initiales du propriétaire ou nom de l'équipe, le cas échéant. 

• Des titres clairs et concis - par exemple, "Politique en matière de plaintes v2 2023". 

Faites connaître cette norme à l'ensemble du personnel et renforcez-la régulièrement. 

4.Réviser les autorisations 

Vérifiez qui a accès à quoi. Tous les membres du personnel n'ont pas besoin d'avoir accès à tout. Assurez-vous que : 

• Les dossiers sensibles (par exemple, les dossiers de ressources humaines, les notes de sauvegarde) sont restreints. 

• Les dossiers partagés ont des paramètres de lecture/écriture appropriés. 

• L'accès des sortants est supprimé rapidement. 

Conservez un registre des accès ou une liste des autorisations dans votre documentation sur les IG.

5.Archiver ou supprimer les anciens contenus

Organisez une "amnistie des dossiers" - demandez au personnel d'identifier les documents qu'il n'utilise plus. Fixez une période d'examen (par exemple, "dossiers non consultés au cours des deux dernières années") et choisissez l'une ou l'autre des options suivantes : 

• Archiver dans un dossier sécurisé et étiqueté. 

• Supprimer si l'on n'en a plus besoin et si l'on n'est pas légalement tenu de le faire. 

Soyez prudent avec les dossiers cliniques ou statutaires - vérifiez les politiques de conservation avant de les supprimer. 

6.Former et impliquer l'équipe 

Ce processus ne fonctionnera que si votre équipe y adhère. Fournir : 

• Un petit guide sur la nouvelle structure des dossiers. 

• Une fiche de référence rapide pour les conventions d'appellation. 

• Un soutien ponctuel ou une personne de contact nommée pour répondre aux questions. 

• Rappels réguliers lors des briefings d'équipe. 

Vous pouvez même désigner des chefs d'équipe ou des "champions du dossier" chargés de maintenir leurs sections en ordre. 

Maintenir la propreté : l'entretien permanent 

Une fois que votre disque est en bon état, ne le quittez plus : 

• Planifiez un mini nettoyage tous les six mois. 

• Inclure la gestion des dossiers dans la formation du personnel. 

• Réviser les autorisations d'accès tous les trimestres. 

• Ajoutez le contrôle des documents à votre calendrier IG. 

• Rappelez au personnel : en cas de doute, demandez avant de créer ou de déplacer un fichier. 

Le mot de la fin : des dossiers bien rangés, des risques bien rangés 

Les lecteurs partagés ne sont peut-être pas une priorité pour l'IG, mais c'est là que le risque et la routine s'affrontent. Plus votre système est organisé, plus il est facile de travailler en toute sécurité, de répondre aux demandes de données et d'éviter les violations accidentelles. Le tri de votre disque ne prendra pas une éternité - mais l'ignorer pourrait en prendre. Quelques heures aujourd'hui pourraient vous épargner des jours de stress plus tard.