Comment empêcher le partage des cartes à puce et pourquoi c'est important

Dans le monde rapide de la médecine générale, où les systèmes tombent en panne, les files d'attente s'accumulent et le personnel joue plusieurs rôles, il est facile de comprendre comment une "solution rapide" comme l'utilisation de la carte à puce NHS de quelqu'un d'autre peut sembler inoffensive. Mais le partage de cartes à puce - même avec les meilleures intentions du monde - pose de sérieux risques pour la sécurité des patients, la responsabilité du personnel et la gouvernance de l'information. Et surtout, il ne s'agit pas seulement d'une mauvaise pratique - c'est contraire à la politique nationale du NHS et potentiellement illégal en vertu de la loi sur la protection des données. Alors pourquoi cela se produit-il encore ? Et comment votre cabinet peut-il y mettre fin ? Ce guide explique ce qui est en jeu, comment changer la culture autour de l'utilisation de la carte à puce et quelles sont les mesures pratiques qui peuvent faire une réelle différence. 

Qu'est-ce que le partage de cartes à puce et pourquoi est-il risqué ? 

Il y a partage de carte à puce lorsqu'un membre du personnel utilise la carte à puce ou les identifiants de connexion d'un autre membre du personnel pour accéder à des systèmes cliniques ou administratifs. Il prend souvent la forme de : 

• Emprunter la carte de quelqu'un parce que la vôtre est perdue ou ne fonctionne pas. 

• Se connecter sous le nom de quelqu'un d'autre pour "gagner du temps". 

• Laisser les cartes insérées pour que d'autres puissent accéder rapidement aux systèmes. 

Cela peut sembler être un raccourci - surtout sous pression - mais les conséquences sont importantes. 

Les principaux risques sont les suivants : 

• Perte de responsabilité - Le système enregistre les actions sous le nom de la mauvaise personne, ce qui rend les incidents de sécurité clinique plus difficiles à retracer. 

• Violations potentielles des données - L'accès aux dossiers en dehors de votre rôle ou de vos autorisations peut constituer une violation du GDPR et de la confidentialité des patients. 

• Non-conformité DSPT - Le partage des informations d'identification enfreint les directives nationales de NHS Digital et compromet votre statut DSPT (Data Security and Protection Toolkit). 

• CQC concern - Les inspecteurs se concentrent de plus en plus sur les contrôles d'accès numériques. Des partages répétés pourraient affecter votre notation. 

• Discipline du personnel - Des organisations du NHS ont licencié du personnel pour des abus graves de cartes à puce. 

Même dans les petits cabinets avec des équipes restreintes, les risques l'emportent sur la commodité. 

Pourquoi le personnel continue-t-il à partager des cartes à puce ? 

Pour changer les comportements, il est essentiel de comprendre les raisons qui motivent le partage des cartes à puce. Les facteurs les plus courants sont les suivants 

• Retards avec l'autorité d'enregistrement (RA) pour la délivrance ou le renouvellement des cartes. 

• Les lecteurs de cartes à puce ne fonctionnent pas ou sont indisponibles sur tous les postes de travail. 

• Les pressions du système - par exemple, les files d'attente au guichet ou les contraintes de temps en clinique. 

• Manque de compréhension des raisons pour lesquelles le partage est problématique. 

• La culture du "c'est comme ça qu'on fait" - surtout lorsque les raccourcis n'ont jamais conduit à des problèmes évidents. 

Ces défis sont réels, mais aucun n'est insoluble. 

Comment empêcher le partage de la carte à puce dans votre cabinet 

1. Sensibiliser et expliquer les risques 

Commencez par discuter du problème sans porter de jugement. Utilisez les briefings d'équipe ou le temps d'apprentissage protégé pour : 

• Expliquer pourquoi le partage des cartes à puce compromet la sécurité et la légalité. 

• Partager des exemples (anonymes) d'incidents ou d'accidents évités de justesse provenant d'autres pratiques. 

• Rappelez au personnel que les actions enregistrées sous son nom relèvent de sa responsabilité. 

Utilisez des phrases telles que "nous renforçons notre position parce que c'est important" plutôt que "vous vous y prenez mal". 

2. Améliorer l'accès aux lecteurs de cartes et aux identifiants 

Vérifiez la facilité avec laquelle le personnel peut se connecter avec ses propres informations d'identification. Demandez : 

• Y a-t-il suffisamment de lecteurs de cartes à puce sur les postes de travail ? 

• Les lecteurs sont-ils défectueux ou mal placés ? 

• Tous les membres du personnel ont-ils des cartes actives et les bons niveaux d'accès ? 

Si des obstacles techniques entravent le partage, il faut d'abord les éliminer. 

3. Intégrer la maintenance des cartes à puce dans les processus d'accueil et de sortie du territoire 

Inclure des vérifications de l'état de la carte à puce dans votre : 

• Accueil des nouveaux arrivants - Demander ou transférer des cartes avant leur premier jour de travail. 

• Processus de sortie - Révoquer ou signaler rapidement les cartes perdues. 

• Changements de rôle - S'assurer que les droits d'accès reflètent les responsabilités actuelles. 

Tenir un registre central des détenteurs de cartes à puce et des dates d'expiration. 

4. Travailler avec l'AR et l'OIP

L'autorité locale d'enregistrement (RA) est là pour vous aider. Demandez de l'aide pour : 

• Dépannage des lecteurs défectueux. 

• Renouvellements ou remplacements en masse. 

• Rationalisation de l'accès pour le nouveau personnel ou les suppléants. 

• Promouvoir l'utilisation de CIS (Care Identity Service) pour l'authentification à distance par carte à puce. 

Le fait d'avoir une personne de contact nommée au sein de votre AR ou de votre CSU fait une grande différence. 

5. Mettre en œuvre des garanties pratiques 

• Utilisez des affiches ou des rappels sur le bureau : "Votre carte à puce - votre responsabilité". 

• Former les cadres à surveiller et à contester les utilisations inappropriées. 

• Inclure le comportement en matière d'accès dans les évaluations ou les audits. 

• Examiner les journaux des accès, en particulier après un incident. 

Expliquez clairement qu'il ne s'agit pas de méfiance, mais de bonnes pratiques. 

Mot de la fin : les cartes à puce sont personnelles pour une raison bien précise 

Le partage des cartes à puce peut sembler être une entorse mineure aux règles au nom de l'efficacité. Mais les risques qu'il comporte - pour les patients, pour le personnel et pour l'ensemble de votre gouvernance - sont importants. 

En s'attaquant aux causes profondes, en soutenant le personnel et en rendant les systèmes plus accessibles, vous pouvez changer la culture autour de l'utilisation des cartes à puce. Cela commence par une conversation - et se termine par une pratique plus sûre et plus responsable.