Comment organiser une séance de 15 minutes de remise à niveau sur l'IG lors de votre prochaine réunion d'équipe ?

Dans la plupart des cabinets médicaux, la formation à la gouvernance de l'information (GI) a lieu une fois par an - souvent par le biais de l'apprentissage en ligne ou sous la forme d'une case à cocher que le personnel parcourt sans trop réfléchir. Mais la gouvernance de l'information n'est pas une tâche ponctuelle. Elle fait partie intégrante de la prestation de soins sûrs et respectueux. C'est pourquoi des rafraîchissements courts et attrayants entre les sessions de formation formelle peuvent faire toute la différence - en aidant le personnel à intégrer les bonnes habitudes, à remarquer les risques et à s'exprimer lorsque quelque chose ne va pas. Et cela ne doit pas prendre des heures. Vous pouvez organiser une séance de rafraîchissement sur l'IG en seulement 15 minutes lors de votre prochaine réunion d'équipe. Ce guide vous montre comment procéder. 

Pourquoi la micro-formation fonctionne-t-elle pour IG ?

 Le personnel apprend mieux lorsque 

• Le contenu est en rapport avec leur travail quotidien. 

• Il est suffisamment court pour retenir l'attention. 

• Il invite à la conversation, et pas seulement à la conformité. 

• Elle est liée à des scénarios réels, et pas seulement à des termes politiques. 

Les microformations de remise à niveau favorisent une pratique plus sûre : 

• Renforcer les bonnes habitudes. 

• Repérer les problèmes avant qu'ils ne deviennent des failles. 

• Maintenir l'IG sur le radar de tout le monde - pas seulement celui du responsable de l'IG. 

• Créer une culture de la responsabilité partagée. 

Ce qu'il faut couvrir dans une séance de 15 minutes de remise à niveau sur l'IG 

L'essentiel est de se concentrer sur un thème clair, étayé par des exemples réels et une conversation ouverte. Voici quelques suggestions de thèmes que vous pourriez faire tourner : 

• Comment traiter les informations confidentielles à l'accueil. 

• Que faire si vous envoyez une lettre au mauvais patient ? 

• Cartes à puce, identifiants, et pourquoi les règles d'accès sont importantes. 

• Repérer les courriels d'hameçonnage ou les messages suspects. 

• Parler des patients dans les espaces partagés - ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas. 

• Utilisation d'appareils personnels au travail : ce qu'il faut faire et ce qu'il ne faut pas faire. 

• Comment signaler une préoccupation du GI sans crainte ni reproche. 

Comment dispenser la formation continue de l'IG 

1. Choisissez votre moment

Planifiez le rafraîchissement lors d'une réunion d'équipe existante. Vous n'aurez besoin que de 10 à 15 minutes. Prévenez le personnel à l'avance afin qu'il soit prêt à s'engager et non à écouter passivement. 

2. Commencer par un scénario de la vie réelle

Donnez un exemple court et anonyme qui concerne votre équipe. Par exemple : "Le mois dernier, une réceptionniste d'un autre cabinet a accidentellement remis une lettre de sortie au mauvais patient. Les noms étaient similaires. Cela a donné lieu à une plainte formelle et à un rapport à l'ICO". Posez la question : "Cela pourrait-il se produire ici ?" ou "Que feriez-vous dans cette situation ?" Cette question est pertinente et permet d'ouvrir la conversation.

3. Privilégier la conversation 

Encouragez la discussion. Posez des questions telles que : 

• "Quelle est la procédure à suivre ici ?" 

• "Qu'est-ce qui rendrait la situation plus sûre ?" 

• "Avez-vous vu quelque chose récemment qui vous a semblé risqué ?" 

Permettre au personnel de partager ses idées ou ses préoccupations sans craindre d'être jugé. 

4. Renvoyer à vos politiques ou à votre boîte à outils 

Renforcer doucement le contexte formel : 

• "Ce lien renvoie à la section de notre politique générale relative à l'impression et à la divulgation. 

• "Cela fait partie des exigences de la DSPT en matière de traitement des données personnelles. 

• "L'ICO attend des organisations qu'elles démontrent que la formation est continue. 

Il n'est pas nécessaire de citer la politique, il suffit de montrer que la discussion s'inscrit dans un contexte plus large.

 5. Conclure par une action 

Chaque séance de rafraîchissement doit se terminer par une conclusion claire, comme par exemple : 

• "Vérifiez toujours l'identité du patient avant de lui remettre des lettres". 

• "Utilisez NHSmail, et non WhatsApp, pour les questions des patients". 

• "Si vous repérez un risque, informez-en votre chef d'équipe ou utilisez le formulaire de signalement. 

Faites en sorte qu'il soit simple, pratique et facile à mémoriser.

Les meilleurs conseils pour réussir 

• Faites tourner les thèmes - organisez une mini-remise à niveau par mois ou par trimestre. 

• Invitez d'autres personnes à prendre la direction des opérations - faites participer les responsables de la réception, les infirmières ou le personnel du PCN. 

• Restez positif - concentrez-vous sur la sécurité, pas sur les reproches. 

• Enregistrer les présences - cela permet d'étayer les preuves du DSPT et du CQC. 

• Partagez vos idées - utilisez ce que vous entendez pour améliorer vos systèmes et vos politiques. 

Mot de la fin : petites conversations, grand impact 

La gouvernance de l'information ne s'améliore pas uniquement grâce à des affiches ou à des mots de passe. Elle s'améliore lorsque les équipes discutent, réfléchissent et se sentent en confiance pour prendre de bonnes décisions. 

En organisant des rafraîchissements courts et ciblés de l'IG dans le cadre de votre rythme régulier, vous maintiendrez la sécurité des données au cœur de votre culture - sans avoir besoin de programmer une autre journée de formation complète. 

Un quart d'heure suffit pour rendre votre pratique plus consciente, plus cohérente et plus sûre.