Comment rédiger une note d'information sur la protection de la vie privée à l'intention des patients qui suscite la confiance ?

La plupart des cabinets de médecine générale publient un avis de confidentialité parce qu'ils y sont obligés. Il s'agit d'une exigence du GDPR britannique et d'une partie du DSPT. Mais trop souvent, ces avis sont légalistes, difficiles à lire ou enfouis au bas d'un site web - pleins de phrases passives et de termes techniques que les patients survolent ou ne trouvent jamais. Mais votre avis de confidentialité est plus qu'une simple boîte de conformité. C'est l'occasion d'expliquer, dans un langage simple, comment et pourquoi vous recueillez et utilisez les données des patients, et d'instaurer la confiance par la transparence. Ce guide vous montre comment rédiger une note d'information claire et pertinente qui informe les patients, les rassure et reflète les valeurs de votre cabinet. 

Ce que doit contenir un avis de confidentialité 

L'avis de confidentialité doit essentiellement 

• Indiquez aux patients les données personnelles que vous recueillez. 

• Expliquez pourquoi et comment vous l'utilisez. 

• Indiquez votre base juridique pour le traitement. 

• Décrire comment les données sont stockées, partagées et protégées. 

• Expliquer les droits des patients. 

• Indiquer à qui s'adresser en cas d'inquiétude. 

Mais au-delà de cela, une bonne note d'information sur la protection de la vie privée doit être à l'image de votre cabinet : humaine, claire et accessible.

Le problème de nombreux avis de confidentialité

Trop d'avis : 

• Utiliser un langage trop formel ou technique. 

• Copier des modèles sans les adapter. 

• Mettre l'accent sur l'observance plutôt que sur la compréhension du patient. 

• Cacher les détails clés dans des paragraphes denses. 

• Ne pas expliquer comment les outils numériques, tels que les consultations en ligne ou les applications, s'intègrent. 

Résultat ? Les patients ne les lisent pas. Ou s'ils les lisent, ils se sentent désorientés, voire méfiants. 

Comment rendre votre avis sur la protection de la vie privée plus clair et plus convivial pour les patients ? 

1. Commencez par un résumé en langage clair 

Commencez par un court paragraphe qui dit 

• Qui êtes-vous ? 

• Pourquoi vous devez collecter et utiliser les informations sur les patients. 

• Votre engagement en matière de confidentialité et de respect. 

• Où les patients peuvent obtenir plus d'informations. 

Par exemple : "Au Riverside Surgery, nous recueillons et utilisons des informations vous concernant afin de vous fournir des soins sûrs et personnalisés. Nous gardons toujours vos données en sécurité et les utilisons de manière responsable. Cet avis explique quelles informations nous recueillons, pourquoi nous les recueillons et quels sont vos droits en tant que patient." Cela donne un ton utile et invite le patient à poursuivre sa lecture. 

2. Utiliser des titres et des questions qui reflètent ce que les patients demandent réellement

Structurez votre avis en posant des questions telles que 

• Quelles sont les informations que nous recueillons à votre sujet ? 

• Pourquoi avons-nous besoin de vos informations ? 

• Qui peut consulter vos informations ? 

• Comment assurons-nous la sécurité de vos dossiers ? 

• Quels sont vos droits ? 

• Comment pouvez-vous nous contacter au sujet de vos données ? 

Cette approche est plus engageante que des sous-titres formels tels que "Catégories de données traitées".

 3. Expliquer simplement les bits juridiques 

Au lieu d'énumérer des bases juridiques sans explication, essayez quelque chose comme : "La loi nous autorise à collecter et à utiliser vos informations pour vos soins directs. C'est ce qu'on appelle notre "base légale de traitement". La plupart du temps, nous n'avons pas besoin de votre consentement - par exemple, lorsque nous vous adressons à un hôpital ou que nous vous prescrivons des médicaments. Mais si nous voulons utiliser vos données pour autre chose, nous vous demanderons votre autorisation". Incluez des liens pour ceux qui souhaitent obtenir la formulation juridique complète - mais gardez le texte principal accessible.

4. Décrire clairement le partage des données 

Expliquez clairement comment et pourquoi vous partagez vos données, en particulier avec les autres : 

• Hôpitaux et services communautaires. 

• Les réseaux locaux de santé (par exemple, votre PCN). 

• Systèmes et fournisseurs du NHS. 

• Organismes de recherche ou de santé publique, le cas échéant. 

Exemple : "Parfois, nous devons partager vos informations avec d'autres professionnels de la santé impliqués dans vos soins, comme un consultant hospitalier ou une infirmière de district. Nous ne partagerons que ce qui est nécessaire et pertinent". Inclure une liste de partenaires clés si possible, ou un lien vers une telle liste. 

5. Aborder les services numériques

Si vous utilisez des outils tels que : 

• Plateformes de consultation en ligne (par exemple, AccuRx, eConsult). 

• Rappels par SMS ou par courrier électronique. 

• Applications pour les patients. 

• Systèmes cliniques basés sur l'informatique en nuage. 

Expliquez brièvement comment les données circulent dans ces outils et rassurez les patients sur le fait que ces outils respectent les normes du NHS en matière de sécurité et de confidentialité. Exemple : "Nous utilisons AccuRx pour envoyer des SMS et collecter des informations avant votre rendez-vous : "Nous utilisons AccuRx pour envoyer des SMS et collecter des informations avant votre rendez-vous. Ce service est sécurisé et approuvé pour une utilisation par le NHS". 

6. Faciliter la prise de contact 

Inclure : 

• Un rôle nommé, tel que le directeur du cabinet ou le responsable de la protection des données. 

• Un courriel et un numéro de téléphone. 

• L'adresse de votre cabinet. 

• Un lien vers l'ICO pour les plaintes ou l'escalade. 

Rassurez les patients en leur disant que leurs questions sont les bienvenues et que le fait de les soulever n'aura pas d'incidence sur leurs soins. 

Où et comment publier l'avis ? 

• Sur votre site web - idéalement avec un lien depuis la page d'accueil. 

• Copie papier disponible à la réception. 

• Sur l'écran ou le panneau d'affichage de votre salle d'attente. 

• Dans des formats accessibles sur demande, par exemple en gros caractères ou dans d'autres langues. 

Mettez-le à jour chaque année - ou chaque fois que vous changez de système ou de fournisseur.

Mot de la fin : la transparence, c'est la confiance

Un avis de confidentialité n'est pas seulement une politique. C'est une conversation. Bien faite, elle montre aux patients que vous respectez leurs informations, que vous comprenez vos responsabilités et que vous prenez la protection des données au sérieux. En utilisant un langage clair, des exemples pratiques et un ton accueillant, vous pouvez transformer votre avis de confidentialité d'un obstacle juridique en un outil de renforcement de la confiance - un outil qui favorise des soins plus sûrs et des relations plus solides.